要件定義の初回ヒアリングで聞く項目——背景・現状・制約・成功の定義

初回ヒアリングで聞くのは、作りたいものではなく背景・現状・制約・成功の定義の4つです。しかもこの順番で聞きます。要望は放っておいても出てきますが、この4つは聞かないと出てきません。そして要件定義で後から揉めるのは、たいていこの4つのどれかが抜けていたときでした。

以前、要件定義で最初に書く1枚について書きました。あの1枚（目的・対象・やらないこと）を書くための材料を集める場が、初回ヒアリングです。今回はその「聞く側」の話をします。

「何を作りたいですか」から始めない理由

制作会社にいた頃、初回の打ち合わせを「どんなサイトにしたいですか」から始めていた時期があります。すると、参考サイトのURLと機能の希望が並んだメモができます。一見よく聞けたように見えますが、そのメモでは何も判断できませんでした。どの要望が本当に必要で、どれが「あったらいいな」なのか、区別する材料がないからです。

要望は答えの形をしています。答えから入ると、その答えが出てきた理由に戻るのが難しくなります。だから私は、答えより前にあるものから聞くようにしています。

IPAの「ユーザのための要件定義ガイド 第2版」（2019年公開、副題「要件定義を成功に導く128の勘どころ」）も、改訂の柱の一つに、ビジネスや業務における要求を正しく把握・分析したうえでビジネス要件を定義することを挙げています。システムの話をする前に、業務の側を理解する。考え方の順番としては同じだと受け取っています。

4つの項目と質問例

私が初回ヒアリングで使っている項目と、実際に口にする質問の例です。

項目	聞きたいこと	質問の例
背景	なぜ今やるのか	「この話が社内で出たきっかけは何でしたか」
現状	今どうなっていて、何に困っているか	「今はこの作業を誰が、どうやっていますか」
制約	動かせないもの	「予算・時期・体制で、決まっているものはありますか」
成功の定義	終わったときにどうなっていたいか	「1年後に『やってよかった』と言えるのは、何が変わったときですか」

背景は「きっかけ」を聞くと話してもらいやすくなります。「目的は何ですか」と聞くと、資料に書いた建前が返ってきがちです。きっかけを聞くと、誰がいつ何に困ったのかという具体が出てきます。

現状は、作業の流れを人の名前つきで聞きます。「更新は誰がやっていますか」「原稿はどこから来ますか」。ここで出てくる人が、後で原稿や確認を担当する人になります。

制約は「決まっているもの」と「決まっていないもの」に分ける

制約は聞き漏らしやすい項目です。予算や公開日のように聞けば答えが返るものだけでなく、聞かないと出てこないものがあります。

• 社内のセキュリティ規程（使えるサーバーや外部サービスの制限）
• 既存システムとの連携（会員情報、在庫、予約など）
• 更新担当者のスキルと時間
• 承認のフロー（誰の確認が何段階あるか）

私はこれを「決まっている」「決まっていない」「わからない」の3列でメモします。大事なのは「わからない」の列です。わからないまま進めると、後で決まった内容が前提をひっくり返すことがあります。わからないものは、誰がいつまでに確認するかを決めて、その場で宿題にします。

成功の定義は、言葉が出てこなくても粘る

4つのうち、いちばん答えにくいのが成功の定義です。「いい感じのサイトになれば」という答えが返ってくることもあります。それ自体は自然なことで、最初から言葉になっている方は多くありません。

そういうときは、逆から聞きます。「公開して半年後、これが起きていたら失敗だと思うことは何ですか」。失敗のほうが具体的に出てくることがよくあります。「問い合わせが今と変わらない」「結局また外注に更新を頼んでいる」。この裏返しが、成功の定義の素材になります。

数字に落とせるならそれに越したことはありませんが、初回で無理に数字を作る必要はないと考えています。状態として言葉にできれば、次の段階で測り方を相談できます。

明日から試せる一手

次の初回打ち合わせの前に、この4項目を見出しにしたメモを1枚用意してみてください。背景・現状・制約・成功の定義。それぞれの下を空けておき、打ち合わせの最後に空いている欄がないかを見ます。

空欄があれば、それがそのまま次回の議題です。「成功の定義はまだ言葉になっていないので、次回までにお互い考えてきましょう」と言えれば、初回としては十分に前に進んでいます。